Kontrak menjadi dasar bagi banyak aktivitas perusahaan, mulai dari pembelian barang, penggunaan jasa, kerjasama pemasaran, distribusi, sewa, pembiayaan, hingga pelaksanaan proyek. Melalui kontrak, para pihak menentukan ruang lingkup pekerjaan, hak dan kewajiban, pembayaran, pembagian risiko, serta cara menyelesaikan masalah apabila kerjasama tidak berjalan sesuai rencana.
Namun, kontrak yang sudah tertulis belum tentu langsung aman untuk ditandatangani. Di dalamnya dapat terdapat ketentuan yang tidak sesuai dengan hasil negosiasi, terlalu membebani salah satu pihak, sulit dilaksanakan, atau justru tidak memberikan perlindungan ketika terjadi pelanggaran. Karena itu, perusahaan perlu melakukan review kontrak pada beberapa kondisi penting.
Apa yang Dimaksud dengan Review Kontrak?
Review kontrak adalah proses menelaah isi perjanjian sebelum perusahaan menyatakan persetujuannya atau mengambil tindakan berdasarkan kontrak tersebut. Penelaahan tidak hanya dilakukan untuk memperbaiki susunan kata. Review kontrak juga bertujuan memastikan bahwa:
- pihak yang menandatangani memiliki kewenangan;
- objek dan ruang lingkup pekerjaan dirumuskan dengan jelas;
- hak dan kewajiban para pihak seimbang dan dapat dilaksanakan;
- mekanisme pembayaran tidak menimbulkan ketidakpastian;
- risiko keterlambatan, kegagalan, dan kerugian telah diatur;
- ketentuan pengakhiran dan penyelesaian sengketa dapat melindungi perusahaan; serta
- isi kontrak tidak bertentangan dengan ketentuan hukum.
Review kontrak juga perlu mempertimbangkan kepentingan komersial dan operasional perusahaan. Sebuah klausul mungkin sah secara hukum, tetapi belum tentu sesuai dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakannya.
1. Sebelum Kontrak Ditandatangani
Waktu terbaik untuk melakukan review adalah sebelum kontrak ditandatangani. Berdasarkan Pasal 1338 KUHPerdata, perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai undang-undang bagi para pihak yang membuatnya. Setelah kontrak ditandatangani, perusahaan pada prinsipnya terikat pada ketentuan yang telah disepakati.
Karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa isi dokumen benar-benar sesuai dengan hasil negosiasi. Jangan sampai perusahaan baru menyadari setelah penandatanganan bahwa terdapat kewajiban tambahan, denda yang terlalu besar, perpanjangan otomatis, atau pembatasan tanggung jawab yang hanya melindungi pihak lain. Pada tahap ini, perusahaan masih memiliki ruang untuk meminta perubahan, menghapus klausul tertentu, atau menambahkan perlindungan yang diperlukan.
2. Ketika Menggunakan Kontrak dari Pihak Lain
Dalam banyak transaksi, rancangan kontrak dibuat oleh calon mitra, vendor, pemberi kerja, pemilik proyek, atau perusahaan yang memiliki posisi tawar lebih kuat. Kontrak seperti ini perlu diperiksa dengan lebih hati-hati karena biasanya disusun untuk melindungi kepentingan pihak yang membuatnya. Ketentuan di dalamnya belum tentu memberikan perlindungan yang seimbang bagi perusahaan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:
- ruang lingkup kewajiban yang terlalu luas;
- hak pihak lain untuk mengubah pekerjaan secara sepihak;
- pembayaran yang bergantung pada syarat yang tidak jelas;
- denda tanpa batas yang wajar;
- kewajiban menanggung seluruh kerugian;
- pengakhiran sepihak tanpa kompensasi;
- larangan bekerja sama dengan pihak lain; atau
- pilihan pengadilan atau arbitrase yang merugikan perusahaan.
Perusahaan tidak harus menerima seluruh isi kontrak hanya karena dokumennya berasal dari pihak yang lebih besar. Ketentuan yang berisiko tetap dapat dinegosiasikan sebelum kontrak disepakati.
3. Ketika Nilai atau Risiko Transaksi Cukup Besar
Semakin besar nilai transaksi, semakin besar pula potensi kerugian apabila kontrak tidak disusun dengan baik. Review menjadi sangat penting apabila kontrak berkaitan dengan proyek jangka panjang, pembelian dalam jumlah besar, penggunaan aset perusahaan, pengadaan barang, pembiayaan, investasi, lisensi, distribusi eksklusif, atau kerja sama yang melibatkan data dan kekayaan intelektual.
Dalam kontrak bernilai besar, satu klausul dapat membawa konsekuensi keuangan yang signifikan. Contohnya adalah ketentuan mengenai jaminan, penalti, ganti rugi, batas tanggung jawab, perubahan harga, keterlambatan, atau penghentian proyek.
Penilaian risiko juga tidak boleh hanya didasarkan pada nilai kontrak. Transaksi dengan nilai relatif kecil tetap dapat berisiko apabila melibatkan reputasi perusahaan, informasi rahasia, data pribadi, izin usaha, atau penggunaan merek.
4. Ketika Ruang Lingkup atau Pembayaran Berubah
Dalam pelaksanaan kerja sama, kebutuhan bisnis dapat berubah. Pihak lain mungkin meminta tambahan pekerjaan, perubahan spesifikasi, perpanjangan waktu, perubahan volume, atau penyesuaian harga. Perubahan tersebut sebaiknya tidak hanya dibicarakan melalui percakapan informal. Kontrak perlu ditinjau kembali untuk menentukan apakah perubahan harus dituangkan dalam adendum atau dokumen perubahan lainnya.
5. Sebelum Kontrak Diperpanjang
Perpanjangan kontrak sering dilakukan hanya dengan melanjutkan hubungan yang sudah berjalan. Padahal, kontrak lama belum tentu masih sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sebelum memperpanjang kontrak, perusahaan perlu mengevaluasi pelaksanaannya. Apakah pembayaran berjalan lancar? Apakah standar pekerjaan terpenuhi? Apakah pernah terjadi keterlambatan? Apakah harga dan ketentuan komersial masih relevan? Apakah klausul lama cukup membantu ketika terjadi masalah?.
Perpanjangan merupakan kesempatan untuk memperbaiki kelemahan kontrak sebelumnya. Perusahaan dapat menyesuaikan harga, ruang lingkup, target kinerja, mekanisme evaluasi, jangka waktu, atau ketentuan pengakhiran. Perhatian khusus juga perlu diberikan pada klausul perpanjangan otomatis. Perusahaan harus mengetahui batas waktu untuk menyampaikan penolakan apabila tidak ingin kontrak diperpanjang.
6. Ketika Terjadi Perubahan Bisnis atau Peraturan
Kontrak perlu ditinjau apabila terdapat perubahan penting dalam kegiatan perusahaan atau ketentuan hukum yang mempengaruhi pelaksanaannya. Perubahan tersebut dapat berupa:
- perubahan kegiatan usaha;
- restrukturisasi perusahaan;
- pergantian pengurus atau pihak yang berwenang;
- perubahan model bisnis;
- masuknya investor;
- pengalihan aset atau kegiatan usaha;
- perubahan kewajiban perizinan;
- perubahan ketentuan pajak;
- perubahan aturan perlindungan data; atau
- penggunaan sistem dan transaksi elektronik.
Kontrak yang sesuai ketika pertama kali ditandatangani belum tentu tetap sesuai setelah kondisi bisnis atau regulasi berubah. Review berkala membantu perusahaan mengetahui apakah kontrak masih dapat dilaksanakan atau perlu disesuaikan.
7. Ketika Menggunakan Template yang Sama Berulang Kali
Template kontrak dapat membantu perusahaan bekerja lebih cepat. Namun, template tidak seharusnya digunakan tanpa penyesuaian. Setiap transaksi dapat memiliki karakteristik, pihak, objek, nilai, risiko, dan mekanisme pembayaran yang berbeda. Template kontrak jasa belum tentu tepat untuk distribusi. Kontrak kerja sama pemasaran belum tentu cocok untuk hubungan keagenan atau reseller.
Perusahaan juga perlu meninjau template secara berkala. Jika dalam praktik sering terjadi keterlambatan pembayaran, perubahan pekerjaan, atau perselisihan mengenai hasil, berarti terdapat klausul yang perlu diperbaiki.
8. Ketika Mulai Terjadi Pelanggaran atau Perselisihan
Review kontrak juga diperlukan ketika salah satu pihak mulai menunjukkan tanda-tanda tidak memenuhi kewajibannya. Contohnya adalah pembayaran terlambat, barang tidak dikirim, hasil pekerjaan tidak sesuai, laporan tidak disampaikan, informasi rahasia digunakan tanpa izin, atau pihak lain menghentikan kerjasama secara sepihak. Perusahaan sebaiknya tidak langsung mengambil tindakan tanpa memahami isi kontrak. Langkah yang tidak sesuai prosedur justru dapat menempatkan perusahaan sebagai pihak yang dianggap melanggar.
Bagian Kontrak yang Perlu Diperiksa
Kedalaman review bergantung pada jenis dan risiko transaksi. Namun, secara umum, penelaahan perlu mencakup:
- identitas dan kewenangan para pihak;
- objek serta ruang lingkup pekerjaan;
- hak dan kewajiban;
- nilai, pajak, dan mekanisme pembayaran;
- jangka waktu dan perpanjangan;
- standar hasil serta mekanisme serah terima;
- kerahasiaan dan perlindungan data;
- kepemilikan kekayaan intelektual;
- jaminan dan pernyataan para pihak;
- larangan atau pembatasan;
- force majeure;
- wanprestasi, denda, dan ganti rugi;
- pembatasan tanggung jawab;
- pengakhiran kontrak; dan
- hukum yang berlaku serta penyelesaian sengketa.
Review yang baik tidak hanya mencari klausul yang salah, tetapi juga menemukan hal-hal penting yang belum diatur.
Dasar Hukum
- Kitab Undang-Undang Hukum Perdata, khususnya:
- Pasal 1320 mengenai syarat sah perjanjian;
- Pasal 1338 mengenai kekuatan mengikat perjanjian dan kewajiban melaksanakannya dengan itikad baik;
- Pasal 1238 mengenai keadaan lalai; dan
- Pasal 1243 mengenai penggantian biaya, kerugian, dan bunga akibat tidak dipenuhinya perikatan.
- Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas sebagaimana telah diubah, khususnya mengenai kewenangan Direksi dalam mewakili Perseroan.
- Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana terakhir diubah dengan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024, apabila perjanjian dibuat atau dijalankan secara elektronik.
Kesimpulan
Perusahaan perlu melakukan review kontrak sebelum penandatanganan, ketika menerima rancangan dari pihak lain, menghadapi transaksi berisiko, melakukan perubahan pekerjaan, memperpanjang kerjasama, menggunakan template berulang, atau mulai menghadapi pelanggaran.
Kontrak seharusnya tidak hanya dibaca untuk memastikan nama dan nilai transaksi sudah benar. Perusahaan perlu memahami seluruh hak, kewajiban, risiko, dan konsekuensi yang timbul setelah kontrak ditandatangani. Melakukan review sejak awal umumnya lebih aman dan efisien daripada memperbaiki masalah setelah sengketa terjadi.
